Hướng dẫn thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô mới nhất 2025

Việc thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô là bước quan trọng khi tiến hành sang tên đổi chủ hoặc chuyển nơi đăng ký phương tiện. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết quy trình thực hiện theo quy định năm 2025, giúp người dân nắm rõ và hoàn tất thủ tục một cách thuận tiện, chính xác và nhanh chóng.

Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là gì?

Khái niệm và ý nghĩa

Hồ sơ gốc xe ô tô bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký xe (bản chính), biển số xe và các giấy tờ pháp lý liên quan đến quyền sở hữu phương tiện. Đây là bộ tài liệu quan trọng, chứng minh tính hợp pháp cũng như quyền sở hữu hợp pháp của chủ xe.

Thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô là quá trình chủ xe làm việc với cơ quan CSGT nơi đăng ký ban đầu để lấy lại toàn bộ giấy tờ gốc. Thủ tục này thường áp dụng khi cần sang tên đổi chủ, bán xe hoặc chuyển hồ sơ đăng ký sang tỉnh/thành phố khác.

Theo Thông tư 15/2014/TT-BCA của Bộ Công an (đã được sửa đổi, bổ sung), hồ sơ gốc xe ô tô được lưu giữ tại cơ quan đăng ký xe nhằm quản lý, đối chiếu. Vì vậy, việc rút hồ sơ gốc phải được tiến hành đúng quy trình để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

Những trường hợp cần rút hồ sơ gốc

Người sở hữu phương tiện sẽ phải tiến hành rút hồ sơ gốc trong các trường hợp sau:

• Chuyển quyền sở hữu: Bán, tặng, cho hoặc chuyển nhượng xe cho cá nhân/tổ chức khác.
• Chuyển địa điểm đăng ký: Khi thay đổi nơi thường trú, cần chuyển hồ sơ sang tỉnh/thành phố khác.
• Xuất khẩu xe: Khi đưa xe ra nước ngoài theo quy định.
• Tái đăng ký: Một số trường hợp đặc biệt cần làm lại toàn bộ giấy tờ xe.

Cơ sở pháp lý của thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô

Các văn bản pháp luật liên quan

Thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô hiện nay được quy định rõ trong nhiều văn bản pháp luật, bao gồm:

Văn bản pháp luật	Số hiệu	Ngày ban hành	Nội dung chính
Luật Giao thông đường bộ	23/2008/QH12	13/11/2008	Quy định chung về quản lý và đăng ký phương tiện
Thông tư hướng dẫn đăng ký xe	15/2014/TT-BCA	15/05/2014	Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký, rút hồ sơ gốc
Nghị định xử phạt vi phạm hành chính	100/2019/NĐ-CP	30/12/2019	Quy định về xử phạt các hành vi vi phạm giao thông
Thông tư sửa đổi, bổ sung	58/2020/TT-BCA	11/12/2020	Cập nhật quy trình mới liên quan đến đăng ký xe

Theo Điều 13 Thông tư 15/2014/TT-BCA, việc rút hồ sơ gốc được thực hiện miễn phí, đồng thời thời hạn xử lý không vượt quá 02 ngày làm việc kể từ khi cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô sẽ do các cơ quan sau đảm nhận:

• Phòng Cảnh sát giao thông (CSGT) Công an cấp tỉnh nơi phương tiện đã đăng ký.
• Trung tâm đăng ký xe trực thuộc Phòng CSGT.
• Các điểm tiếp nhận hồ sơ được Phòng CSGT ủy quyền hoặc chỉ định.

Hướng dẫn thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

Đối với cá nhân

Loại giấy tờ	Số lượng	Yêu cầu
Đơn đề nghị rút hồ sơ gốc	01 bản	Theo mẫu quy định
CMND/CCCD	01 bản sao	Có công chứng hoặc chứng thực hợp lệ
Giấy chứng nhận đăng ký xe	01 bản sao	Bản sao chứng thực
Giấy phép lái xe	01 bản sao	Phù hợp với hạng xe
Biển số xe	Bộ đầy đủ	Bản gốc, còn nguyên vẹn, không hư hỏng

Đối với tổ chức/doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có chứng thực).
• Quyết định thành lập hoặc Giấy phép đầu tư (bản sao có chứng thực).
• Văn bản ủy quyền cho người đại diện (nếu có).
• Các giấy tờ khác tương tự hồ sơ đối với cá nhân.

Các bước thực hiện chi tiết

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập đủ giấy tờ theo danh mục; kiểm tra tính hợp pháp và thời hạn; tiến hành công chứng/chứng thực bản sao cần thiết.
• Bước 2: Công chứng hợp đồng mua bán xe: Trường hợp chuyển quyền sở hữu, hợp đồng mua bán phải được công chứng với đầy đủ thông tin bên bán, bên mua và xe.
• Bước 3: Kê khai đơn đề nghị rút hồ sơ gốc: Điền đúng, đủ thông tin theo mẫu đơn; nêu rõ lý do rút hồ sơ; ký tên, ghi rõ ngày tháng.
• Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan thẩm quyền: Mang hồ sơ đến Phòng CSGT trong giờ hành chính; cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu thông tin; nộp phí/lệ phí (nếu có).
• Bước 5: Nhận giấy hẹn và biên nhận: Nhận biên nhận hồ sơ, ghi nhớ thời gian hẹn trả kết quả.
• Bước 6: Nhận hồ sơ gốc: Đến đúng lịch hẹn để nhận hồ sơ; kiểm tra kỹ các giấy tờ trước khi rời đi.

Cách kê khai đơn đề nghị rút hồ sơ gốc

Mẫu Đơn đề nghị rút hồ sơ gốc (Mẫu 09ĐKX) yêu cầu khai đầy đủ các mục sau:

• Thông tin cá nhân: Họ tên chủ xe, số CMND/CCCD, ngày cấp, địa chỉ thường trú, số điện thoại liên hệ.
• Thông tin phương tiện: Biển số, số khung, số máy, nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất.
• Lý do đề nghị: Ghi rõ mục đích rút hồ sơ, nơi dự kiến đăng ký mới (nếu có).

Thời gian và lệ phí khi rút hồ sơ gốc xe ô tô

Thời gian giải quyết hồ sơ

Theo Thông tư 15/2014/TT-BCA, thời gian xử lý thủ tục rút hồ sơ gốc được quy định như sau:

Trường hợp	Thời gian xử lý	Ghi chú
Hồ sơ hợp lệ, đầy đủ	Tối đa 02 ngày làm việc	Tính từ ngày cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Hồ sơ thiếu, không hợp lệ	Thông báo ngay	Yêu cầu bổ sung kịp thời
Hồ sơ phức tạp, cần xác minh thêm	Không quá 05 ngày làm việc	Phải kiểm tra, đối chiếu thông tin

Thời gian xử lý thực tế tại một số địa phương:

• TP. HCM: 1 – 2 ngày làm việc.
• Hà Nội: 1 – 2 ngày làm việc.
• Đồng Nai: 1 – 2 ngày làm việc.
• Các tỉnh khác: 1 – 3 ngày làm việc.

Các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ xử lý:

• Tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ.
• Khối lượng hồ sơ tiếp nhận tại thời điểm đó.
• Hệ thống quản lý dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật của cơ quan đăng ký.

Lệ phí thực hiện thủ tục

Theo quy định hiện hành, thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô được miễn phí hoàn toàn, căn cứ tại Thông tư 15/2014/TT-BCA. Các chi phí phát sinh khác có thể liên quan:

Loại phí	Mức phí	Đơn vị thu
Phí công chứng hợp đồng mua bán	50.000 – 100.000 đồng	Phòng công chứng
Phí chứng thực bản sao	5.000 – 10.000 đồng/trang	UBND xã, phường
Phí photocopy tài liệu	1.000 – 2.000 đồng/trang	Các cơ sở dịch vụ photo

Xử lý các trường hợp đặc biệt khi rút hồ sơ gốc xe ô tô

Trong quá trình rút hồ sơ gốc xe ô tô, không phải lúc nào thủ tục cũng diễn ra suôn sẻ. Có những tình huống phát sinh đặc biệt đòi hỏi người dân cần xử lý đúng quy định để tránh rắc rối về pháp lý. Dưới đây là những trường hợp thường gặp và cách giải quyết chi tiết.

Xe bị mất giấy tờ hoặc biển số

Trường hợp mất Giấy đăng ký xe

• Bước 1: Chủ xe cần đến Công an xã/phường nơi cư trú để trình báo việc mất giấy tờ.
• Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại Giấy đăng ký xe tại Phòng CSGT có thẩm quyền.
• Bước 3: Sau khi được cấp lại Giấy đăng ký xe mới, chủ xe mới đủ điều kiện tiến hành thủ tục rút hồ sơ gốc.

Trường hợp mất biển số xe

• Trình báo ngay với cơ quan Công an gần nhất.
• Nộp đơn đề nghị cấp lại biển số xe.
• Đóng phí cấp lại theo quy định hiện hành (320.000 đồng/bộ biển số).

Trường hợp mất cả giấy tờ và biển số

• Thực hiện lần lượt các thủ tục trên.
• Thời gian xử lý có thể kéo dài từ 5 – 7 ngày làm việc.
• Tổng chi phí dự kiến dao động trong khoảng 500.000 – 700.000 đồng.

Xe mua trả góp nhưng chưa tất toán hợp đồng

Đối với xe đang trong thời gian trả góp, hồ sơ gốc thường được ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng giữ làm tài sản đảm bảo. Do đó, để rút hồ sơ gốc, chủ xe phải có sự đồng ý bằng văn bản từ phía ngân hàng.

Các bước thực hiện

• Liên hệ ngân hàng: Thông báo về nhu cầu sang tên hoặc chuyển quyền sở hữu xe.
• Xin giấy chấp thuận: Ngân hàng cấp văn bản xác nhận đồng ý cho phép rút hồ sơ gốc.
• Thanh toán dư nợ: Nếu còn khoản vay, chủ xe cần thanh toán toàn bộ số tiền còn lại theo yêu cầu.
• Rút hồ sơ gốc: Thực hiện thủ tục tại cơ quan CSGT, kèm theo giấy chấp thuận của ngân hàng.

Giấy tờ bổ sung

• Văn bản đồng ý của ngân hàng/tổ chức tín dụng.
• Hợp đồng tín dụng gốc.
• Biên bản bàn giao tài sản đảm bảo (nếu có).

Chủ xe không thể trực tiếp thực hiện thủ tục

Trong một số trường hợp đặc biệt, chủ xe có thể ủy quyền hoặc để người thừa kế hợp pháp tiến hành thủ tục.

Trường hợp ủy quyền cho người khác

• Hồ sơ cần có:
  • Giấy ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực.
  • CMND/CCCD của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.
  • Toàn bộ hồ sơ rút hồ sơ gốc theo quy định.
• Nội dung giấy ủy quyền: Phải nêu rõ thông tin hai bên, công việc được ủy quyền, thời hạn hiệu lực (tối đa 12 tháng) và chữ ký xác nhận của người ủy quyền.

Trường hợp chủ xe đã mất

Người thừa kế hợp pháp sẽ thực hiện thủ tục thay. Cần chuẩn bị:

• Giấy chứng tử của chủ xe.
• Giấy chứng nhận quyền thừa kế được công chứng hợp pháp.
• Giấy tờ tùy thân của người thừa kế.
• Các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của cơ quan CSGT.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

• Website: https://bonbanhhanoi.vn/
• Địa chỉ: 66 Vũ Quỳnh – Mễ Trì – Nam Từ Liêm – Hà Nội
• Số điện thoại: 0915252723